Elektronisch uitwisselen persoonsgegevens sociale zekerheid op stoom

PM, magazine voor de overheid – 2007

De Europese Unie besloot tot modernisering van de uitwisseling van persoonsgegevens om de migrerende burger beter van dienst te zijn. In 2009 moet een groot aantal gegevens elektronisch kunnen worden uitgewisseld binnen een Europees digitaal netwerk. Europese waakhond vraagt aandacht voor bescherming van de privacy.

Burgers die elders in de EU werken of verblijven dan de lidstaat waar zij vandaan komen, bouwen ook daar verzekeringsrechten op. Om hun rechten en aanspraken in verschillende landen op elkaar te laten aansluiten is een goedwerkende internationale administratie nodig. Dat betekent dat overal moet worden bijgehouden waar burgers welke verzekeringsrechten hebben en wie wat moet uitkeren. Een complexe aangelegenheid, zeker nu de Europese Unie inmiddels 27 lidstaten telt. De sociale zekerheidsstelsels verschillen per land, dus worden niet overal dezelfde gegevens bijgehouden. Ook is niet ieder land even digitaal ingesteld.
In 2004 kwamen het Europees parlement en de Raad van Ministers met een nieuwe verordening over de coördinatie van de sociale zekerheidsstelsels. De wet, die eerdere verordeningen op dit terrein vervangt, geldt niet alleen voor de EU-lidstaten, maar ook voor Noorwegen, IJsland, Liechtenstein en Zwitserland.
In Brussel buigt een Administratieve Commissie zich over de implementatie van de verordening. Vertegenwoordigers van regeringen en de Europese Commissie onderhandelen over juridische aspecten van de uitwisseling van persoonlijke verzekeringsgegevens. Ook zorgt de Administratieve Commissie voor samenwerking en draagvlak in de EU. Inzet van Nederland in dit gezelschap is te zorgen dat controle mogelijk is op naar het buitenland geëxporteerde uitkeringen. Onder meer om de rechtmatigheid van uitkeringen vast te kunnen stellen, zo laat een voorlichter van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid weten.
Een Technische Commissie adviseert de Administratieve Commissie over de ontwikkeling van de infrastructuur voor het gegevensverkeer. Doel is de bestaande uitwisseling te stroomlijnen en papieren documenten te vervangen door elektronische. In de Technische Commissie zitten vertegenwoordigers van uitvoeringsorganisaties uit de EU-landen.
Wim Vervenne en Martin Huizenga nemen vanuit Nederland deel aan de Technische Commissie. Zij zijn werkzaam bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Ook het UWV en het CVZ zijn vertegenwoordigd. De commissie komt vier maal per jaar bij elkaar in Brussel.
Information manager Martin Huizenga: ‘Ieder land houdt zijn eigen stelsel en blijft verantwoordelijk voor zijn eigen systeem. Wel moet de basis voor de gegevensuitwisseling vergelijkbaar worden.’ Het doel is het ontwikkelen van een volgsysteem, aldus Huizenga. ‘De Nederlandse oudedagsvoorziening bijvoorbeeld bouw je in 50 jaar op. Als je in buitenlandse dienst werkt mis je 2 procent AOW-opbouw per jaar. Daarvoor in de plaats komt de regeling van het land waar je werkt. Het volgsysteem meldt automatisch aan de uitkerende uitvoeringsorganisatie dat je elders werkt. Vanaf de dag dat je daar begint ontstaan verzekeringsrechten en premieplichten. Het land van verblijf houdt de details bij. Het land van herkomst heeft op het moment van uitkering overzicht over het geheel en gaat over tot uitbetaling, of het nu gaat om ziekte, kinderbijslag, AOW of een nabestaandenuitkering.’
Het is de bedoeling dat de informatiestromen uit de lidstaten samenkomen in een Europees ICT-netwerk, het Electronic Exchange Social Security Information (EESSI). Beleidsadviseur internationale zaken Wim Vervenne: ‘Het ontwerp is zo goed als klaar en de realisering van het netwerk zal op korte termijn Europees worden aanbesteed.’
Voor een volgsysteem is allereerst nodig dat een persoon traceerbaar is. Dat is nu niet overal even eenvoudig. Bij het vaststellen van de oudedagsvoorziening gaat het soms om dienstverbanden van tientallen jaren geleden. Als gegevens van jaren her moeten worden opgediept uit de administratie van een ander land, of de archieven gewoon niet zijn bewaard, is het moeilijk vast te stellen wat de rechten zijn. Soms duurt het jaren voordat de SVB een compleet beeld heeft van de pensioenopbouw.
Zodra de gegevens samenkomen en personen elektronisch zijn te identificeren kan dat proces sneller. Nu zijn de verschillen binnen de EU ook op dit terrein nog aanzienlijk. Niet ieder land heeft zoiets als een burgerservicenummer (BSN), dat in Nederland in de plaats komt van het sofi-nummer. Uitkeringsgerechtigden kunnen daardoor bij verschillende sociale zekerheidsinstanties onder verschillende nummers bekend zijn. Dit bemoeilijkt de communicatie.

Digitaal dossier

De Administratieve en Technische Commissies werken aan een oplossing voor dit probleem. Een migrerende Nederlander zal waarschijnlijk in het land van aankomst, naast zijn BSN ook een identificatienummer in dat land krijgen. Beide nummers komen in één digitaal dossier. Vertrekt hij of zij uit de lidstaat, dan wordt direct de verzekeringsperiode vastgesteld. Het achterhalen van oude archieven is niet meer nodig, ook niet door de klant.
Bij de overgang van papieren naar digitale administratie zijn de nieuwe EU-lidstaten eerder verfrissend dan vertragend, zegt Huizenga. ‘Door de stand van de technologie gingen Oost-Europese landen bij hun toetreding tot de EU meteen digitaal werken. Door de Russische invloedssfeer kenden zij bovendien een centrale inrichting van hun administratie. Voor de invoering van een elektronisch systeem was dat handig.’ In Frankrijk zijn de benodigde gegevens vrijwel niet via een elektronisch systeem te ontsluiten. Sommige oude lidstaten moeten de slag naar digitaal nog maken. Aan de twee genoemde commissies de taak 31 landen op één lijn te krijgen.
Zowel de betrokken ministeries als de uitvoeringsorganisaties van de deelnemende landen committeerden zich aan de elektronische gegevensuitwisseling. Vervenne verwacht dan ook dat het gaat lukken. De modernisering vergt de nodige investeringen in de ICT-systemen van de uitvoeringsorganisaties, zegt hij. Daar tegenover staat dat de administratie later effectiever en dus goedkoper wordt.
Binnen afzienbare tijd is een zogenoemde toepassingsverordening te verwachten. Wanneer deze door het Europarlement en de Raad van Ministers is vastgesteld gaat ook de verordening over de sociale zekerheidsstelsels uit 2004 definitief in. Het gegevensverkeer tussen de lidstaten wordt dan in principe elektronisch. Landen zonder geautomatiseerd nationaal systeem dat aansluit op het Europese systeem, zullen zich moeten haasten. De omzetting van papier naar elektronisch kost veel tijd. Huizenga is ervan overtuigd dat de gegevensuitwisseling in 2009 geheel elektronisch verloopt.
Nederland zal als een van de eerste landen klaar zijn voor de elektronische uitwisseling met andere EU-landen. SVB, UWV en CVZ werken samen en zijn onderling verbonden via een stelsel van (basis)registraties. Zij maken daarbij gebruik van het Nederlandse e-Government programma, dat wordt gecoördineerd door de ministeries van BZK, SZW en de diensten van de Stichting RINIS. Het Nederlandse concept staat model voor andere landen. Huizenga was onlang in Kroatië om de autoriteiten te helpen bij het ontwikkelen van de nationale samenwerking en het elektronisch koppelen van verschillende administratiesystemen. Dat deed hij ook in andere lidstaten. Het gaat vooral om kennisoverdracht teneinde de gegevenshuishouding en de uitvoering van wetten in eigen land in kaart te brengen.

Privacy

Omdat het om uitwisseling van persoonsgegevens gaat moeten de regels voor privacybescherming in acht worden genomen. De Europese Commissie vroeg de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming om advies. Deze toezichthouder is over het algemeen tevreden over de ingebouwde bescherming maar kwam begin 2007 wel met enkele aanbevelingen. De persoonsgegevens mogen volgens deze Europese waakhond alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor men ze uitwisselt. Ook moet duidelijk zijn hoe uitvoeringsorganisaties gegevens mogen doorgeven en hoelang zij die mogen bewaren. Ook adviseert de toezichthouder dat betrokken personen moeten worden geïnformeerd over de gegevensuitwisseling en dat zij met eventuele klachten terecht moeten kunnen bij één loket: de instantie die uitkeert.
Ook het ministerie van SZW verwijst desgevraagd naar bestaande Europese wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van gegevens. Nederland legde die vast in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden uitgewisseld dan noodzakelijk is voor het bepalen van het uitkeringsrecht, zegt de voorlichter van SZW. Enkele europarlementariërs houden de modernisering van de coördinatie tussen de sociale zekerheidsstelsels in de gaten. Eén van hen laat weten de toepassingsverordening mede te zullen beoordelen op het punt van bescherming van persoonsgegevens. Daarbij is het advies van de Europese toezichthouder richtinggevend.

De Verordening coördinatie sociale zekerheidsstelsels heeft als nummer 883/2004 en is te vinden op http://eur-lex.europa.eu/nl/index.htm